Kanban – Abläufe sichtbar machen, Engpässe vermeiden

Kanban ist eine Methode des Lean-Management und wurde erstmals in den 1970er Jahren bei Toyota eingesetzt. Kanban kommt dann zum Einsatz, wenn Abläufe und Prozesse sichtbar gemacht werden sollen. Kanban sorgt zunächst für Transparenz, erhöht aber bei richtigem Einsatz auch die Effizienz und sorgt für klare Zuständigkeiten.

Das Kanban-Board

Das zentrale Element der Kanban-Methode ist das Kanban-Board, das spaltenweise organisiert ist. Jede Spalte – auch Bucket genannt – steht für einen bestimmten Status, in dem sich Projekte, Produkte oder Teilaufgaben akktuell befinden. Auf Teamebene werden dazu häufig die Stati “ToDo”, “Doing”, “Done” verwendet. Bei dieser Folge spricht man auch vom Level-0 Board – es dient lediglich zur teaminternen Organisation und Transparenz. Das Level-0 Board wird meistens unsystematisch eingesetzt, um die Auslastung der einzelnen Teammitglieder zu visualisieren oder Aufgaben zu verteilen. Sinnvoll wird dieses Level-0 Board beispielsweise innerhalb von Scrum eingesetzt, um verschiedene Tasks zur Erfüllung einer Story zuzuweisen.

Achtung: Wer Kanban lediglich in dieser Form als teaminternes ToDo Board bennutzt, der verkennt den eigentlich Wert der Methode. Zurecht wird es dann abfällig als “Japanische ToDo Liste” bezeichnet.

Level-1 Kanban Board

Interessant wird es nämlich erst auf der nächsten Ebene – dem Level-1 Board, wenn mehrere Spezialisten verschiedener Professionen zusammenarbeiten. So könnten innerhalb eines Entwicklerteams beispielsweise die Stati “Analyse”, “Konzeption”, “Entwicklung” und “Testing” gewählt werden, für die jeweils verschiedene Spezialisten zuständig sind. Wenn es dann darum geht, gleichartige Projekte oder Abläufe zu organisieren, so wird das Kanban-Board sehr wertvoll. Denn es visualisiert auf einfache Weise, an welchen Stellen es zu Engpässen kommt, die den gesamten Ablauf verlangsamen.

Weitere Flight-Levels

Werden darüber hinaus Kanban-Boards eingesetzt, um die Arbeit zwischen verschiedenen Abteilungen oder gar für die gesamte Firma zu organisieren, so werden Level-2 oder Level-3 Boards fällig. Dann wird eine eigene Wissenschaft daraus, die aber viel von der Leichtigkeit eines Level-1 Boards verliert. Die Schwierigkeit liegt darin, die verschiedenen Boards miteinander zu synchronisieren. Die Boards sollen die Teams in ihrer Arbeit unterstützen und nicht eine bloße zusätzliche Dokumentationsaufgabe sein. Diesen Fall habe ich leider schon mehrfach beobachtet müssen.

Aus meiner Sicht ist Kanban daher nicht die geeignete Methode, um teamübergreifendes Projektgeschäft zu organisieren. Ich möchte jedem Unternehmen raten, sich zunächst auf Level-1 Boards zu beschränken.

Das klassische Level-0 Board
Das klassische Level-0 Board

Kanban: Stop starting – Start finishing

Wer kennt es nicht: Immer neue Projekte werden angeschoben – auf Wunsch der Kunden, auf Wunsch des Managements oder aus der Initiative der Mitarbeiter heraus. Kanban soll genau diesen Overflow und der damit verbundenen Ineffizienz vorbeugen. Das Ziel von Kanban ist es, die Durchlaufzeit einzelner Objekte durch das System zu minimieren. Deswegen gilt im Kanban das alleinige Motto:

Stop Starting, Start Finishing

Sobald ein Objekt in den Workflow gezogen wird, soll es so schnell als möglich den gesamten Prozess durchlaufen. Um dies zu unterstützen, wird ein Limit für die Anzahl der Aufgaben eingeführt, die je Bucket in Arbeit (Work in Progress – WIP) sind. Häufig liegt dieses WIP-Limit zwischen 2 und 5 – doch jedes Team muss das geeignete Limit für sich selbst herausfinden.

Pull-Verfahren im Kanban

Die einzelnen Objekte werden überdies nicht von einer Einheit an die nächste Station geschoben – das wäre ein Push-Verfahren – sondern vielmehr von der vorherigen Station gezogen, sobald Kapazitäten zur Verfügung stehen. Somit gilt das Pull-Verfahren.

Entsteht an einer Stelle im Prozess ein Rückstau, so wird dies sofort deutlich – die anderen Stationen sind dann aufgefordert zu helfen oder eine anderweitige Lösung für den Engpass zu finden – denn bevor er aufgelöst ist, können die vorherigen Stationen keine weiteren Aufgaben beginnen.

Der Ursprung von Kanban

In der deutschsprachigen Literatur liest man häufig, Kanban sei von Toyota erfunden worden. In der englischen Literatur indes erfährt der geneigte Leser die ganze Wahrheit: Das System wurde ursprünglich entwickelt, um den Besucheransturm in einem japanischen Garten zu steuern. Das System: Die Anzahl der Eintrittskarten ist auf eine gewisse Anzahl beschränkt. Ein neuer Besucher darf erst eintreten, wenn wieder eine freie Karte am Eingang des Parks zur Verfügung steht. Auf diese Weise wird dafür gesorgt, dass eine gleichbleibende Anzahl an Besuchern den Garten gebührend würdigen kann und an den einzelnen Attraktionen keine lange Wartezeit hat. So heißt Kanban denn auch übersetzt soviel wie Karte oder Schild.

Wann lohnt es sich, Kanban einzusetzen?

Meine Empfehlung ist, Kanban einzusetzen wenn

  • Produkte oder Projekte in gleichartigen Prozessen ablaufen, die sich exakt benennen und klassifizieren lassen
  • Einzelne Arbeitsschritte nacheinander von verschiedenen Spezialisten oder spezialisierten Teams erledigt werden
  • Die Durchlaufzeit ein entscheidender Faktor ist

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